Sia il testo da tradurre che la traduzione è normalmente inviata via e-mail in formato .PDF oppure Word. Le foto di documenti non sono accettate, specie quando si tratta di giurare o legalizzare il documento.
Il documento deve essere leggibile in ogni sua parte (fronte e retro), possibilmente con una lettera di accompagnamento, se ci sono parti da eliminare o da aggiungere in seguito o per altro tipo di comunicazione per il traduttore.
Se il documento è da giurare allora potrebbe essere richiesto in originale. Il documento legalizzato è sempre inviato al cliente con raccomandata espresso se non può venire a ritirarlo personalmente dal traduttore.